Sprechstundenverwaltung mit Moodle Planer

Kurs zur Sprechstundenverwaltung einrichten

  • Fragen Sie beim Eduweb-Team per Email einen Sprechstundenkurs an.
  • Der Kurs wird für Sie erstellt. Sie werden als „Kursleiter/in“ im Kurs eingeschrieben.


Kursleiterin.jpg


  • Der Kurs erscheint bei allen eingeschriebenen Personen im Portal. Kopieren Sie diesen Link, um ihn an die Studierenden weiterzuleiten.
Teilnehemde können von Ihnen auch jederzeit manuell hinzugefügt werden.


Planer Aktivität innerhalb eines Kurses anlegen

Sie können die Sprechstundenverwaltung auch innerhalb Ihres bestehenden Moodle-Kurses anlegen, wenn Sie keine übergeordnete Sprechstundenverwaltung benötigen.


  • Legen Sie dazu eine neue Aktivität im Kurs an und wählen Sie Planer aus. (Link zu Material oder Aktivität anlegen folgt)


Aktivitaet scheduler.jpg
  • Wie bei allen Aktivitäten in Moodle müssen Sie zunächst einen Namen vergeben. Die Beschreibung ist in diesem Fall kein Pflichtfeld und darf leer bleiben.


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  • Im Feld Kursleiter/in können Sie eine andere Bezeichnung wählen, z.B. Dozentin, wenn Sie das möchten.
  • Modus bietet zwei Optionen.
    • Eine einzige Sprechstunde bedeutet, dass die Studierenden nur eine einzige Sprechstunde innerhalb dieser Aktivität reservieren dürfen. Sobald die Sprechstunde von den Kursleitenden als „stattgefunden“ markiert wurde, ist eine weitere Buchung nicht mehr möglich.
    • Durch die Einstellung von mehr als einer Terminmöglichkeit können sich die Teilnehmenden für mehrere Termine anmelden. Dies gilt aber erst, wenn der Termin vorbei ist. Dieser Modus eignet sich für längere Zeiträume und wenn es nötig ist, dass Kursteilnehmer/-innen mehrere Termine reservieren. Grundsätzlich haben Sie aber auch immer die Möglichkeit, eine erneute Planer-Aktivität anzulegen.
  • Blockierte Zeit verhindert, dass die Studierenden ihre Buchung kurz vor dem Termin ändern.
  • Wenn Benachrichtigungen aktiviert ist, werden Dozierende und Studierende Benachrichtigungen erhalten, wenn Termine beantragt oder abgesagt werden.

Termine einrichten

  • Um einen Termin einzurichten, wählen Sie zunächst den entsprechenden Kurs für Ihre Sprechstunde aus.
  • Klicken Sie auf den Planer mit dem Kalendersymbol.
Scheduler Icon.jpg


  • Nun können Sie entweder Terminserien oder Einzeltermine einrichten.


Termine hinzufügen.jpg


Terminserien (sich wiederholende Zeitfenster hinzufügen)

Sie können eine ganze Reihe Termine einrichten, indem Sie die Option sich wiederholende Zeitfenster hinzufügen auswählen.

  • Bestimmen Sie dazu den Zeitraum der Serie (zum Beispiel von Februar bis Mai)
  • Wählen Sie dann die Zeit aus (16.00-17.00 Uhr)
  • Die Einstellung bei Überlappung erzwingen auf Nein eingestellt, verhindert automatisch Terminkollisionen.
  • Unter Ort geben Sie an, wo die Sprechstunde stattfindet.
  • Sollten in einem Kurs mehrere Personen Kursleitende sein, muss definiert werden, wer die Sprechstunde veranstaltet.


Terminserien.jpg


  • Eine Sprechstunde kann unter Dauer zusätzlich noch in weitere Zeitfenster unterteilt werden, wenn z.B. auch kürzere Termine zur Verfügung stehen sollten.
  • Da nicht zwingend alle Termine als Einzelsprechstunden stattfinden, können Sie auch angeben, wie viele Personen sich pro Termin anmelden dürfen.
  • Wiederverwendbare Zeitfenster bleiben in der Übersicht, auch wenn eine Sprechstunde annulliert wurde und können wieder gebucht werden.
  • Als zusätzlichen Service können Sie noch festlegen, dass zu einer bestimmten Zeit vor dem Termin ein Erinnerungsmail an die Teilnehmenden versendet wird.
  • Studierende können mehrere Zeitfenster gleichzeitig buchen.

Einzeltermin (einzelnes Zeitfenster hinzufügen)

Das Hinzufügen von Einzelterminen funktioniert ganz ähnlich, es müssen nur entsprechend weniger Einstellungen als bei der Terminserie gemacht werden.

Einzeltermin.jpg


Übersicht der aktuellen Termine

Sobald Sie alle Zeitfenster erfasst haben, sehen Sie alle Termine in der Übersicht. Und auch gleich, wenn Studierenden bereits einen Termin gebucht haben:

Terminübersicht.jpg
  • 1. Zeitfenster löschen
  • 2. Zeitfenster anpassen
  • 3. Einzeltermin in Gruppentermin ändern
  • 4. Termin absagen
  • 5. Nach der Besprechung den Termin bearbeiten:

5.: Einstellungen für die Dozierenden: Kommentarfeld

Sprechstunde Ansicht Doz.jpg


5.: Ansicht Studierende

Sprechstunde Ansicht Studie.jpg


Termin buchen

  • Um eine Sprechstunde zu reservieren, wählen Sie zunächst das Kalendersymbol im Kurs aus. Sie erhalten eine Übersicht der verfügbaren Termine.
  • Wählen Sie einen Termin klicken Sie auf Zeitfenster buchen. Der Termin ist nun definitiv gebucht.
  • Sie können mehrere Zeitfenster gleichzeitig buchen.
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Selbständige Kurseinschreibung

Für den Sprechstundenkurs können sich die Studierenden selbst einschreiben. Das erspart Ihnen das Einpflegen von Listen und weiteren administrativen Aufwand. Der Kurs erscheint bei allen eingeschriebenen Personen im PHLU Portal und in Moodle unter Meine Kurse.


PHLU Portal


  • Kopieren Sie diesen Link, um ihn an Personen weiterzuleiten, die sich einschreiben möchten.
  • Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Namen des Kurses. Wählen Sie Link-Adresse kopieren aus dem Menü. Der Link befindet sich nun im Zwischenspeicher und kann z.B. in eine Email kopiert werden.
Dieser Vorgang funktioniert auch direkt in Moodle, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Kurstitel klicken.


Link kopieren


Unter dem Direktlink können sich Studierende für den Kurs Sprechstunden einschreiben und einen Termin buchen.


Export der Sprechstunden in Outlook-Kalender

Sie können Ihre Termine aus dem Planer in den Outlook-Kalender exportieren. Klicken Sie hierfür im entsprechenden Kurs beim Block Aktuelle Termine auf zum Kalender.

Termin.jpg

Nun öffnet sich die Ansicht aller Termine. Hier klicken Sie auf iCal und exportieren die Termine in den Outlook-Kalender.

Termin export.jpg

Im Outlook erhalten Sie diese Ansicht:

Ansicht outlook.jpg